Идеальный выпускной за 7 шагов

Фото Element5 Digital, unsplash.com

Выпускной праздник — событие, которое пробуждает в нас добрые, светлые воспоминания, у многих ностальгические. Время мечтаний, надежд и смелых планов. Казалось бы, ничто не может изменить столь приятных ассоциаций, кроме… Кроме того момента, когда мы сами становимся ответственными за столь важное дело.

Если так случилось, что жребий пал на вас, то мы готовы открыть семь простых шагов, которые помогут сделать праздник мечты и не стать зависимым от валерьянки.

Итак, в любом деле главное начать. Скорее всего, у вас уже состоялось собрание, возможно и не одно, где могли определиться критерии того, чего же все ждут от этого праздника.  

Шаг 1. Определить место проведения праздника 

В современных условиях нам предоставляется огромный выбор мест для детского праздника. В целом, они делятся на две группы — в городе и за городом. Так как место является основополагающим, советуем с этим пунктом разобраться в самом начале. 

Обратите внимание на основные моменты по каждому варианту.

Выпускной в городе:

• небольшое расстояние для переезда на автобусе, можно обойтись и без него;
• можно не отказывать себе в удовольствии пребывания в праздничном наряде;
• если кто-то из родителей или учителей ограничен по времени, в городе не составит проблемы уйти с мероприятия раньше;
• можно выбрать уютное кафе или ресторан, а можно — отметить выпускной на теплоходе и любоваться парадными набережными Петербурга;
• для старших выпускных классов это уникальная возможность добавить традиций в свой праздник и всем классом отправиться на просмотр разведения мостов.

Выпускной за городом:

• прекрасные виды живописных пригородов и области, а красивые виды = красивые фотографии;
• праздник может быть активным, к примеру, в виде увлекательного тематического квеста;
• можно сделать такой праздник двухдневным, ведь всё хорошее должно длиться дольше;
• можно собраться всем классом у костра, конечно, профессионально и безопасно организованного взрослыми, и пожелать друг другу много всего приятного и важного;
• праздник за городом всегда будет более неформальным по атмосфере, он допускает простую удобную одежду и отсутствие церемоний.

Когда вы поймете преимущества каждого из вариантов, главной задачей станет определение наиболее комфортного именно для вашего класса. Пара советов: 
– если хочется официального, красивого, лёгкого и традиционного праздника — смело выбирайте город.
– если же знаете, что класс активный, любит креатив — выбирайте ответственных взрослых сопровождающих, готовых отправиться с ними в это маленькое путешествие.

Шаг 2. Назначить ответственных людей 

Как говорится, одна голова хорошо, а две лучше. В организации мероприятий это правило действует, как нигде. На собрании станет понятно, кто самый активный, а главное, у кого есть желание участвовать — так сформируется ваша группа ответственных.  Не старайтесь всё взвалить на свои плечи, поддержка и помощь вам точно пригодятся. Важно разделить обязанности, так как у каждого это мероприятие становится дополнительной занятостью, а разделив, вы сделаете этот процесс более лёгким и чётким.

Назначьте как минимум трех ответственных:
• ответственного за поиск информации (вариант программ, организующих фирм);
• ответственного за распространение/донесение актуальной информации до остальных родителей, учителей, выпускников;
• ответственного за сбор средств и заключение договора с организацией.

Ответственным за заключение договора лучше выбрать одного или двух человек. Поверьте, так будет намного проще и продуктивнее выстраиваться общение с фирмой, ведь когда нет «сломанного телефона», информация доносится более полно и достоверно. Да и представитель фирмы будет точно знать, с кем он общается, что также поможет подобрать оптимальный вариант программы с учётом всех пожеланий и особенностей. И тут у нас возникает третий шаг — гарантии проведения мероприятия.

Шаг 3. Получить необходимые гарантии 

Конечно, вы можете самостоятельно собрать весь праздник по частям, найти место, ведущего, ди-джея, автобус, потратив нервы, заключив десять договоров, и всё равно не быть до конца уверенными, что все обязательства перед вами выполнят. Вопрос гарантий крайне важен, так как на ваших плечах ответственность не только за себя, но и за праздник целой группы людей. 

Чтобы не было лишних переживаний, лучше найти профессионалов, с проверенной репутацией и официальными документами. Часто выпускные организуют туристические фирмы. Проверить их лицензию не составит труда на официальном сайте в Едином реестре туроператоров. 

Что нужно узнать у фирмы прежде, чем доверить им такое важное событие? При обращении в фирму за вами должен закрепляться персональный менеджер, который будет вести ваш заказ и отвечать на все вопросы, это обязательный момент. Поэтому дальше всю документацию, описание программ и прочее нужно запрашивать у него. 

Важно! После выбора программы, согласования деталей должен быть заключён официальный договор, где будут прописаны все пункты. Особое внимание уделяйте пункту с программой. В нём должны быть четко прописаны предоставляемые вам услуги со всеми дополнениями.

Это должно выглядеть, например, так.

В стоимость включено:
• транспортные услуги (автобус туристического класса по количеству участников); 
• аренда теплохода класса «Фонтанка» (или название теплохода);
• фуршет;
• услуги ведущего;
• музыкальное сопровождение ди-джеем; 
• призы для конкурсов;
• украшение теплохода воздушными шарами.

Согласованное меню следует сделать отдельным приложением, так вам будет удобнее и проще, например, вносить в него корректировки.

Обязательно проверяйте условия аннуляции договора. В зависимости от выбранной программы они могут изменяться, но преимущественно за месяц до мероприятия вы всегда вправе расторгнуть договор без финансовых потерь. Договор гарантирует исполнение обязательств, а значит, за ваш праздник уже несёте ответственность не только вы, но и фирма. 

Доверив основную часть организации фирме, вы исключаете риски. У компании есть опыт организации, а главное, надёжные партнёры, такие как ведущие, оформители, транспортные компании, которые не только отвечают за качество услуги, но и при форс-мажорах смогут сделать быструю замену так, чтобы праздник не пострадал.

Итак, обозначился наш четвёртый шаг — головная боль всех родителей и учителей, столкнувшихся с автобусными поездками для школ.

Шаг 4. Убедиться в правильной организации транспортного обслуживания 

Автобусные перевозки — сочетание слов, от которого содрогаются и учителя, и родители. Непонятные уведомления, постоянно изменяющиеся правила и периодические запреты — как тут не испугаться и не запутаться?

На самом деле всё не так страшно, а довольно просто. Так как мы уже выбрали с вами путь организации через фирму, важный момент, который вы должны знать — все заботы по транспорту ложатся на неё.

Но удостовериться лишний раз не помешает. Есть лёгкие вопросы-маркеры, помогающие нам понять, в самом ли деле фирма знает, как правильно перевозить детские группы и поможет ли она нам в этом важном деле.

Какие вопросы задаём:

1. Подает ли компания уведомление в ГИБДД?  (Должны подавать либо лично, либо в электронном виде — оба варианта законны).
2. Что требуется от вас для подачи уведомления? (Полные списки участников мероприятия по утверждённому образцу).
3. За какое время подаются уведомление? (За 2-3 дня).
 

Шаг 5. Определить оптимальное время праздника

С безопасностью мы разобрались, гарантии получили — теперь важно досконально проговорить программу, а главное, правильно подобрать время праздника.

Здесь совет один: ориентируемся на возраст наших выпускников и стараемся совместить празднование с вручением аттестатов юным покорителям гранита науки. Зачем совмещать? Всё просто, чтобы поддержать праздничное настроение с торжественной церемонии и наполнить им дальнейший праздник. К вручению аттестатов все готовятся, переживают и ждут, поэтому праздник, проходящий именно в этот день, становится самым незабываемым.

Что касается времени, то оптимальная разница между торжественной частью в школе и началом празднования должна быть небольшой, до 2 часов, тогда сохраняется настроение, а главное, энергия! Длительность мероприятия для малышей — 2-3 часа, для выпускного в 9 классе — 3-5 часов. 

Шаг 6. Утвердить количество сопровождающих взрослых

Для выпускного праздника в начальной школе лучше обеспечить большое количество родителей. А вот для старшеклассников пятерых взрослых-сопровождающих будет достаточно. Исключение можно сделать для выпускного вечера в 11-м классе. Часто выпускнику самому очень важно, чтобы родители были рядом — ведь это самый главный праздник в жизни молодых людей.  

Шаг 7. Получение необходимой информации

Когда всё готово к празднику, программа выбрана, договор заключён и оплачен, наряды куплены, остаётся последний звонок или письмо компании-организатору.

Необходимая на празднике информация получается за сутки до мероприятия и включает в себя:
• контакты координатора на мероприятии;
• номер автобуса и телефон водителя.

Это всё, что вам понадобится. Лучше эту информацию раздавать не каждому участнику, а только координаторам, которые будут всех направлять. 

Накануне также желательно ещё раз с вашим менеджером проговорить точку подачи автобуса, время начала программы, количество выпускников и сопровождающих взрослых.

Следуя этим несложным шагам, не теряйте внимательности, доверяйте профессионалам и создавайте свой идеальный выпускной праздник! Это событие, которое останется в памяти на всю жизнь, сделайте его достойным и прекрасным. Удачи!