Как организовать корпоратив при ограниченном бюджете

Фото SKYLAKE STUDIO, unsplash.com

Вам поручили организовать корпоратив, но при этом задали жесткие бюджетные рамки? Это распространенное явление. Часто именно на корпоративных мероприятиях компания старается сэкономить. Однако не всегда дешево означает плохо. Мы поделимся с вами секретами, которые помогут организовать крутой корпоратив даже при очень ограниченном бюджете.

1.    Планируйте корпоративное мероприятие в будний день.

Так точно будет дешевле. Обычно аренда ресторана или водного транспорта в выходные дни стоит дороже, а если же вы готовы провести свой праздник с понедельника по четверг, то сможете получить более выгодные условия. Аренда площадок и услуги ведущих в будние дни могут стоить до 20-30% дешевле, чем в пятницу или на выходных, что значительно снижает общие затраты на мероприятие и позволяет уложиться в бюджет. Конечно, в начале рабочей недели вряд ли кто-то будет раз корпоративу, но вот в четверг – почему бы и нет? 

2.    Обращайтесь в агентство, которое занимается организацией корпоративных мероприятий.

Даже если у вас небольшая компания, и вы считаете, что ивент-агентства – это вариант для тех, кто готовит грандиозный праздник на 500 человек. Спешим вас уверить, что это далеко не так. Компании по организации праздников делают мероприятия на любое количество человек. И это выйдет для вас выгодней и удобней, чем организовать все самому. Ведь у таких компаний налажены контакты со всеми поставщиками услуг. Они могут подобрать для вас оптимальный вариант, рассчитанный на ваш бюджет, который при этом будет отвечать всем запросам. Вам не придется ущемлять свои пожелания.

Еще один существенный плюс обращения в ивент-агентство - это наличие гарантий того, что все пройдет именно так, как вы и задумали. Ведь в случае форс-мажорных обстоятельств, компания оперативно предложит вам подходящую альтернативу. 
 

3.    Обращайте внимание на пакетные предложения.

Если в компании по организации мероприятий есть пакеты услуг по проведению праздника, то рассматривать их следует в первую очередь. Обычно в них включено все самое главное по более привлекательной цене. Также пакеты всегда делятся на несколько уровней, а значит вы гарантированно сможете найти предложение под свой бюджет. К тому же подобные пакеты экономят ваше время: не нужно отдельно подбирать артистов, оборудование или декор — все уже продумано и собрано в единую концепцию.

4.    Если позволяет пространство, то праздник можно организовать прямо в офисе!

Вы не только сэкономите на аренде зала, но и на оформлении, которое можно поручить креативным сотрудникам. Таким образом вам останется только выбрать ведущего и заказать кейтеринг. Кроме того, такой формат праздника помогает создать более дружескую атмосферу в коллективе: привычные стены офиса превращаются в пространство радости и общения, где все чувствуют себя свободнее и ближе друг к другу. И отличное времяпровождение обеспечено! 

5.    Выбирайте необычный формат мероприятия.

Это не только выгодно, но и увлекательно. Все коллеги будут восхищены вашей креативностью. Например, вместо традиционного застолья отправляйтесь на корпоративную экскурсию или организуйте мастер-класс по рисованию картин или приготовлению необычного блюда. А еще рекомендуем почитать нашу статью «Корпоративные экскурсии, или Как удивить своих коллег», где вы найдете необычные варианты экскурсий.




 

6.    Планируйте заранее!

Это, наверное, одно из основных правил, которым следует пользоваться, если у вас ограничен бюджет. Заранее – это за несколько месяцев. Особенно это касается новогодних праздников. Ведь если до мероприятия осталось немного времени, то, как правило, вам придется выбирать из более дорогих вариантов. Выбирая ресторан и ведущего заранее, вы всегда можете рассчитывать на какие-то специальные предложения, скидки или подарки. Кроме того, раннее бронирование дает больше свободы в выборе даты и формата праздника, что позволяет провести его максимально удобно именно для вашего коллектива.

7.    Не стесняйтесь подключать к организации мероприятия  коллег.

Вполне возможно, что среди ваших товарищей по работе есть те, кто увлекается дизайном и отлично справится с декоративной составляющей праздника. И уж точно в любой компании есть такие компанейские личности, которые с большим удовольствием проведут конкурсы и игры среди коллег. Стоит только запустить рабочее обсуждение и вот увидите – вы найдете энтузиастов, готовых вам помочь. Останется только взять все под свой чуткий контроль. Совместная подготовка не только снижает расходы, но и укрепляет командный дух: участие в создании праздника делает сотрудников более вовлеченными и позволяет каждому прочувствовать свою значимость.

Надеемся, что наши советы помогут вам организовать достойное корпоративное мероприятие. Не забывайте, что отличительным мерилом успеха любого события всегда является позитивный настрой организаторов. Делайте все с хорошим настроением, улыбкой, задором, и тогда все обязательно получится в самом лучшем виде!